¿Problemas de insomnio? La receta: Una copia de seguridad cada 24 horas.

La rotura de un disco duro, el borrado accidental de una carpeta o el robo, son hechos que ocurren con demasiada frecuencia como para desdeñar la posibilidad de que esto ocurra en nuestro servidor, ordenador personal, tablet o incluso Smartphone. Si quieres dormir a pierna suelta, aquí te damos unos cuantos consejos para que, al menos esto, no te quite el sueño.

La pérdida de datos en un ordenador personal puede provocar más de una lágrima al llevarse de un plumazo todos nuestros documentos y recuerdos digitales como las fotos de una década, incluyendo el nacimiento de nuestro hijo o hija, sus primeros pasos, sus Navidades…

En el ámbito empresarial y dada la tendencia general a la digitalización del papel, no sería exagerado decir que una pérdida global de datos podría provocar el cierre de la empresa. Basta imaginar el daño producido al perder los datos de stock y precios, la información comercial de proveedores y clientes, nóminas y contratos de empleados y toda la información contable incluyendo las facturas pendientes de cobro.  ¡Toda una pesadilla!

Además, el Reglamento de la LOPD, en su Artículo 94 obliga a realizar copias de seguridad de los datos de carácter personal con una periodicidad mínima semanal. Es más, para datos de nivel alto, se exige la realización de una copia que se almacene fuera de las instalaciones (Art. 102).

Para que durmáis profundamente os dejamos aquí unos valiosos consejos :

  • Tener organizada en una carpeta la información que sea necesario salvaguardar facilitará mucho la creación de la copia. De esa carpeta podemos colgar todas las subcarpetas que sean necesarias.
  • Las copias manuales no suelen ser buena idea porque siempre encontraremos excusas y falta de tiempo para hacerlas periódicamente. Es preferible preparar un sistema automatizado.
  • Utilizar una aplicación de copias de seguridad donde configuremos las tareas de backup para que éstas se realicen de forma automática y diaria.
  • Realizar las copias en un disco duro o dispositivo diferente del que están ubicados los datos. Podemos utilizar un disco duro externo, un pen drive o un PC de la red para volcar los datos. Los CDs y DVDs, aunque válidos, no se recomiendan por su poca capacidad y su baja tolerancia ante errores y deterioro a lo largo del tiempo.
  • En el ámbito empresarial, realizar otra copia en un dispositivo situado fuera de la sede evitará en caso de incendio, inundación o robo de los equipos, perder la información de los originales y sus copias. Tenemos la posibilidad de usar alternativamente dos discos externos que guardaremos en casa o, mejor aún, un servicio en la nube (gratuito o de pago dependiendo del tamaño de la copia) o un servidor ftp en nuestro domicilio donde enviar las copias por la noche a través de internet de forma automática. Esto último requerirá conocimientos más avanzados o ayuda profesional.

Existen numerosas herramientas gratuitas y de pago para programar las copias de seguridad. El sistema operativo Windows ofrece una sencilla utilidad (clic en Panel de control / Sistema y Seguridad / Hacer una copia del equipo) que nos permitirá realizar una copia completa del equipo o seleccionar las carpetas que queremos respaldar a un dispositivo externo.

Otra utilidad gratuita y muy completa sería SyncBackFree. Esta aplicación nos permite copiar a todo tipo de dispositivos, incluyendo servidores FTP. También nos da muchas otras opciones como mantener sincronizados varios dispositivos o enviarnos un email informándonos de los datos copiados o de errores en el respaldo. Es algo más complejo de configurar que la aplicación de Windows pero seguro que satisfará todas nuestras necesidades de respaldo.

Como siempre decimos. En caso de robo, incendio o inundación, nuestro seguro se hará cargo de indemnizarnos y reponernos los daños, pero los datos no hay seguro que los devuelva. Por eso, es importante tomar cartas en el asunto.

Si necesitas asesoramiento al respecto, no dudes en contactar con el de Íntegra Asesores.

Felices sueños.

Alfonso Querol Hernández

Socio-Director Departamento Informática y LOPD