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Martes, 30 de Julio de 2013 06:13

A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación, de acuerdo con el Código de Comercio (artículo 30) los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).

Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, deberán conservarse durante toda la vida del negocio.

Dos supuestos especiales cabe mencionar:

1º.- En el caso de cese de la actividad por el empresario individual, la obligación de conservación de los libros, documentación y justificantes contables persiste en el plazo indicado de 6 años. Dicha obligación recae sobre los herederos (en caso de fallecimiento del empresario).

2º.- En el caso de disolución de la sociedad mercantil, la responsabilidad recae sobre los liquidadores, al menos durante el periodo de liquidación. Una vez liquidada y extinguida la sociedad, la norma prevé el depósito de los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes en el Registro Mercantil (si así se indica en la escritura), en caso contrario serán los liquidadores los que asumirán el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.

A efectos fiscales de acuerdo con la Ley General Tributaria (art.66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.  En este sentido cabe recordar que el plazo de prescripción tributaria es de 4 años empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Todo ello, salvo que se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.

Así por ejemplo, una sociedad con ejercicio social igual al año natural, deberá conservar toda la documentación ya indicada y relativa al año 2012;

-         A efectos fiscales: hasta el 26 de julio de 2017 ( cuatro años desde la presentación de la ultima declaración del año 2012 que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2013).

-         A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2018 ( seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2012).

Ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales y muy habituales:

1º.- Se declaran bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): ya que se dispone del plazo de 15 a 18 años siguientes a la generación de las mismas para su compensación, en este caso, la sociedad debe conservar todos los justificantes contables y documentales (así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa); durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.

Así una sociedad que generó una base imponible negativa en el IS del año 2001, y que compensa la totalidad de la misma en el ejercicio 2011, debe conservar toda la documentación relativa al ejercicio 2001, hasta el 26 de julio de 2016 (cuatro años desde la presentación de la ultima declaración del año 2011-Impuesto sobre Sociedades-, presentada el 25 de julio de 2012).

2º.- Hay facturas de inmovilizado: en este caso, dichas facturas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.

RECUERDE: El plazo en el que debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del último apunte contable (al ser este plazo mercantil más largo que el fiscal de 4 años).

Ahora bien, guarde de manera separada las facturas de los elementos de inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de los 6 años).

Martes, 23 de Octubre de 2012 19:14

 

Tener un buen antivirus es importante, pero mantener actualizado nuestro sistema debe ser el otro elemento que no debe faltar en nuestro equipo. Malware como el conocido como Virus de la Policía, aprovecha vulnerabilidades de Java (ya resueltas con una actualización) para impedirnos acceder a nuestro equipo a menos que paguemos una "multa".

Os dejamos un artículo de ESET, fabricante de NOD32 antivirus que distribuímos desde el dpto. de informática de Íntegra Asesores.

La Plaga del Ransomware

En las últimas semanas todas las empresas que tenemos alguna relación con la seguridad informática estamos viendo un incremento preocupante en lo que a casos de ransomware se refiere. Especialmente problemático está siendo el conocido como ransomware policial, que utiliza el nombre de diferentes cuerpos policiales de varios países para amenazar al usuario y hacer que pague una multa por varios delitos de pornografía y pedofilia supuestamente cometidos desde su ordenador.

Esto no es nuevo, puesto que ya el verano pasado estuvimos comentando los primeros casos que vimos en territorio español. No obstante, los cibercriminales que están detrás de este malware no se quedan de brazos cruzados y están haciendo evolucionar constantemente su creación.

La técnica usada para asustar al usuario no ha variado apenas, pero sí lo ha hecho la manera de infectar el sistema y los métodos usados para hacer persistente esta amenaza. Uno de los referentes en el seguimiento de la evolución de este malware es el blog Una al día de Hispasec, donde se analizan las nuevas variantes que llegan constantemente a su servicio Virustotal y se ofrecen soluciones manuales para eliminar la infección.

El éxito que está teniendo esta nueva amenaza es considerable, y varias son sus claves. Lo primero que hay que destacar es que se “personaliza” dependiendo del país donde se encuentra el usuario. Así pues, en España vemos cómo suplanta a la Policía Nacional, pero en otros países hace lo mismo con las autoridades locales, tal y como se observa en un post del blog de F-Secure donde se suplanta a la policía Finlandesa.

Seguidamente, el miedo que infunde a los usuarios la posibilidad de verse amenazados por una autoridad (especialmente si el ordenador infectado está dentro de una empresa), además de no permitir el acceso al sistema hace que muchos usuarios decidan pagar el “rescate”. Por último las constantes variaciones que sufre el malware (las ultimas variantes aprovechan vulnerabilidades muy recientes en Java para propagarse) hace que la detección sea difícil si no se tiene el sistema y las soluciones de seguridad actualizados.

No obstante, este no es el único caso de ransomware (aunque sí el que más repercusión mediática está teniendo) que hemos visto en los últimos meses. En nuestros laboratorios hemos analizado muchos más y parece que el número irá en aumento, puesto que, para los ciberdelincuentes que preparan estas amenazas, es una manera rápida de conseguir dinero fácil de usuarios asustados.

Aunque sea un tema de actualidad, este tipo de amenazas no son ni mucho menos novedosas. Hace años que estamos observando varios tipos de malware similares y casi todos tienen en común que son elaborados en Rusia o países de Europa del Este.

Puesto que, una vez infectado un sistema, es relativamente difícil deshacerse de este tipo de amenazas, es vital que los usuarios adopten medidas proactivas de protección. Desde el laboratorio de ESET en Ontinet.com recomendamos mantener nuestro sistema operativo actualizado, incluyendo aquellas aplicaciones cuyas vulnerabilidades están siendo usadas para propagar la amenaza, como Acrobat Reader o Java.

Josep Albors